Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 18 de enero de 2018
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:39 a.m. el jueves 18 de enero de 2018, en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Coletti, Bresnahan, Veasey y Rurak, junto con la directora Sarah Moser. La fideicomisaria Sheehan se unió a la reunión aproximadamente a las 9:30.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha del 21 de diciembre de 2017. Después de tomar unos momentos para leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas como se registraron. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
Perry Frankston, Director de Negocios, proporcionó copias de los estados financieros de diciembre para que los fideicomisarios los examinaran. Informó que el rendimiento de las inversiones sigue siendo fuerte. Hubo un breve debate sobre los informes financieros.
La auditoría anual sigue en marcha, y los auditores exigen una mayor documentación en relación con los fondos restringidos y los no restringidos. A continuación se discute y se sugiere que Perry estudie la posibilidad de agregar el desglose de los fondos para un examen más minucioso en la reunión del próximo mes.
Se presenta una moción y se apoya la aprobación de los informes. La aprobación fue unánime.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del Informe del Director, que incluía un resumen del año de los departamentos.
El evento Food For Fines tuvo lugar en diciembre y se recogieron más de 500 artículos para los Sagrados Corazones. Los planes son llevar a cabo este evento dos veces al año en el futuro.
Negocios Viejos
El grupo de amigos está satisfecho con la cocina terminada.
El proyecto Senter avanza a buen ritmo y se están facilitando más archivos. Ha llegado lasegunda donación de Art Geoffrion y los administradores deben aportar los fondos correspondientes.
Se ha programado la eliminación del amianto y se seguirá trabajando en la eliminación del moho. Una sugerencia de la Maroney es que la biblioteca obtenga un deshumidificador de gran capacidad para que funcione las 24 horas del día en el sótano con el fin de minimizar la oportunidad de que siga creciendo el moho.
Se está trabajando en las goteras de varias zonas de la biblioteca, con el objetivo de evitar los daños hasta la primavera, cuando se puedan realizar las reparaciones necesarias en el tejado.
Se espera que Angelo Petrozzelli proporcione los planos finales para la remodelación del baño a finales de mes. Se espera que el proyecto se lleve a cabo en primavera y que dure entre 2 y 3 meses. Durante ese tiempo, los baños de la planta superior, situados junto al auditorio, estarán abiertos al público. Un fontanero ha inspeccionado la presión del agua de los baños de lasegunda planta. Si el problema está en los accesorios o las tuberías situadas en el edificio, se reparará. Si se trata de un problema de la ciudad, su coste sería prohibitivo.
Dick Sheehan no ha tenido ningún movimiento en la adquisición de un vehículo de la biblioteca. Se pondrá en contacto con otro concesionario para explorar las opciones. Se desea que los fondos de la ciudad designados para los servicios de extensión se dirijan al vehículo y a la iniciativa de la biblioteca emergente en lugar de a la máquina expendedora de la biblioteca.
El seguro del condominio necesita ser renovado, y existe la opción de reinventar la colección de arte. Sin embargo, la cláusula adicional existente sigue vigente.
A pesar de una importante afluencia de solicitudes para el puesto de asistente administrativo, no se encontró ningún candidato viable. Muchos solicitantes no estaban cualificados y el índice de respuesta de los solicitantes cualificados era mínimo. Sarah se dirigió al alcalde para aumentar el horario de 19 a 30 horas, y recibió la aprobación para hacerlo. Se volverá a publicar con la esperanza de que el aumento de horas y beneficios atraiga a un grupo de candidatos más viables.
Negocios Nuevos
El entrenamiento de preparación para emergencias del Departamento de Policía de Haverhill tendrá lugar el miércoles24 de enero. El alcalde dio permiso para que la biblioteca cierre a las 2:30 ese día para el entrenamiento. El público será notificado a través de todos los canales normales sobre este cambio de horario.
Sarah proporcionó información y pasó presupuestos para la sustitución del sistema telefónico, los autocontroles y el AMH. Según Steve Berezansky, el sistema telefónico es el que más necesita ser reemplazado, seguido por los autocheques y el AMH. Tras el debate, los fideicomisarios autorizaron a Sarah a seguir adelante con la sustitución del sistema telefónico y de los autocontroles, siempre que se cuente con la colaboración de un donante.
El Día de Apreciación del Patrón tendrá lugar el domingo4 de marzo de 1 a 4:30 p.m. La biblioteca permanecerá abierta durante el evento.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 9:55 horas.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan
Secretaria