Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 15 de febrero de 2018
La reunión mensual regular de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 15 de febrero de 2018, en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Bresnahan, Veasey y Rurak, junto con la directora Sarah Moser.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 18 de enero de 2018. Después de tomar unos momentos para leer el acta, se hizo una moción y se secundó para aceptar el acta tal como se registró. El acta fue así aprobada.
Informe de auditoría
John y Nelson de Blinn y Farrell presentaron a la junta el informe de auditoría para el año fiscal 2017. Expresaron que hubo algunas dificultades para completar la auditoría este año debido a la rotación en el puesto de Gerente de Negocios. Las sugerencias para mejorar la práctica incluyeron una mayor supervisión de las cuentas de regalos; una división más exhaustiva de los fondos restringidos y no restringidos; y la sustitución de las tarjetas de débito por tarjetas de crédito.
A continuación se debatió sobre la auditoría y las sugerencias. Se buscarán oportunidades para aumentar la base de donantes, incluyendo la posibilidad de realizar eventos adicionales para recaudar fondos. El flujo de caja de la biblioteca es bueno y está contabilizado. Las tarjetas de débito siguen siendo la única opción debido a las restricciones de las tarjetas de crédito que requieren información personal y respaldo para su emisión.
La Junta dio las gracias a John y Nelson por su tiempo y su trabajo.
Informe del Tesorero
Perry Frankston, Director de Negocios, proporcionó copias de los estados financieros de enero para que los fideicomisarios los examinaran. Los saldos se han ajustado perfectamente a las cuentas y todos los demás elementos del informe son sencillos y similares a los del mes anterior.
Se presenta una moción y se apoya la aprobación de los informes. La aprobación fue unánime.
Proyecto de baño
Angelo Petrozzelli presentó a la Junta los planos actualizados del proyecto de remodelación del baño. Explicó que la estructura es sólida, pero que las obras actualizarán el aspecto y crearán un entorno más moderno y de aspecto más limpio. Además, la ligera modificación de las entradas dará lugar a una huella diferente para la sección central en la que se encuentran los baños.
Angelo sacará el proyecto a licitación en breve, con la esperanza de que los trabajos comiencen en marzo y el proyecto esté terminado en mayo. En futuras reuniones con Sarah, habrá que elegir los tipos y colores de las baldosas.
El Consejo agradece a Angelo su presentación.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del Informe del Director. A continuación se produjo un debate.
Negocios Viejos
El plazo para gastar la partida presupuestaria de Divulgación se acerca rápidamente y hay que determinar cómo gastar el dinero. Una mayor exploración de los concesionarios locales ayudará a determinar si la compra de un vehículo es viable.
El domingo4 de marzo, de 13 a 16:30 horas, tendrá lugar el Día de Agradecimiento a los Mecenas.
Steve está trabajando en la actualización del sistema telefónico.
Al no haber más asuntos que tratar, se presenta una moción, apoyada por otra, para levantar la sesión.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan
Secretaria