Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 19 de abril de 2018
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 19 de abril de 2018, en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Veasey y Rurak, junto con la directora Sarah Moser, el subdirector Ricky Sirois y el contable Perry Frankston.
Informe del Secretario
Al no haber quórum, no se votaron las actas de las reuniones de febrero y marzo.
TD Wealth
Joe Marini, de TD Bank, asistió para presentar su visión general semestral del fideicomiso y de las cuentas especiales de cobro. Proporcionó un extenso resumen de los factores que afectarán y es muy probable que afecten al fideicomiso tanto a corto como a largo plazo. A continuación se debatió sobre el mercado financiero, la economía y la salud relativa de las finanzas de la biblioteca.
Joe volverá en octubre para otra actualización.
Informe del Tesorero
Perry Frankston, Gerente de Negocios, proporcionó copias de las finanzas de marzo para que los fideicomisarios las examinaran. Se produjo un breve debate.
Tienda de los amigos
Jen Scarci y Cindy Cavallero presentaron las cotizaciones y los planes para la renovación de la Tienda de los Amigos. Se debatió sobre la fiabilidad de los proveedores, los materiales utilizados y el calendario de trabajo. Se espera que la renovación proporcione espacio para mercancía adicional y mayor flexibilidad y almacenamiento.
Jen también reveló que se marchará en breve y dejará de supervisar los negocios de Friends. La finalización del proyecto de renovación estará a cargo de Cindy.
Informe del Director
Se proporcionó una copia del Informe del Director para su revisión.
Negocios Viejos
El contrato de Dana se renueva en mayo y hay que decidir la duración de la prórroga y las condiciones. Esto incluirá una reunión entre Sarah, Dana y la jefa del Departamento de Referencia, Liz Rieur, en las próximas semanas.
Aproximadamente 50 fotografías del proyecto de digitalización son demasiado grandes para ser digitalizadas de forma efectiva para su uso público. Sin embargo, los negativos también se están deteriorando rápidamente y es necesario realizar esfuerzos de conservación muy pronto para preservarlos. Sarah ofreció dos opciones: Conservar y digitalizar ahora, guardando los archivos digitales para futuras mejoras previstas, o Conservar sólo con la expectativa de una futura digitalización. Esta cuestión se volverá a plantear en la reunión de mayo.
Se ha comprado la furgoneta y se está planeando equiparla adecuadamente para su uso en la comunidad.
Las reformas de los baños están en marcha y las obras avanzan.
El intento de resolver el problema del moho continúa, con la próxima jornada de trabajo prevista para el15 de mayo. Continúa la búsqueda de una solución de deshumidificación.
Sarah investigó dos opciones para realizar una segunda tasación de arte. Ambas cotizaciones fueron significativamente más altas que la tasación que se realizó recientemente. Los fideicomisarios volverán a examinar la cuestión en la reunión de mayo.
Negocios Nuevos
Sarah proporcionó información sobre el borrador inicial del presupuesto del año fiscal 19, que se someterá a votación en la reunión de mayo. Sólo contiene cambios menores respecto al presupuesto del año fiscal 18.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan
Secretaria