Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 18 de abril de 2024
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 18 de abril de 2024 en la Sala de Conferencias Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 21 de marzo de 2024. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de marzo:
- La dotación y las colecciones especiales siguieron creciendo en marzo.
- El cheque de ayuda estatal llegó y fue de alrededor de $ 25,000 más de lo esperado. El dinero vendrá de la Ciudad en mayo.
- Hasta ahora, el Fondo de Lectores ha recibido 83 donativos. La media de donativos es menor debido a que los donativos procedentes de la solicitud por correo electrónico son más pequeños, pero en general ha habido más donativos.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- La biblioteca ha funcionado con normalidad y la programación ha sido elevada desde su reapertura.
- La nueva empresa de limpieza está funcionando bien, aunque son más caros. Sarah discutió con el alcalde la contratación de un conserje a tiempo parcial. Costaría más o menos lo mismo que una empresa de limpieza, pero sería más útil tener a una persona en plantilla para solucionar otros problemas que surjan y ayudar con cosas como la retirada de nieve y pequeños problemas de fontanería.
- El nuevo Jefe de Referencias está funcionando bien y tenemos todo el personal necesario.
- La Comic Con está prevista para el mes que viene.
- Jackie se rompió el pie y se está recuperando en casa.
Negocios Viejos
Edificio: 24 Restore sigue esperando el pago pero necesita discutir con el Alcalde si es responsabilidad de la Ciudad o de los fideicomisarios. La compañía de seguros es de la ciudad, pero el edificio es propiedad de los fideicomisarios.
Rob de Garland va a volver con una empresa de impermeabilización para inspeccionar los tapajuntas. Los fideicomisarios le gustaría si Rob podría escribir una declaración diciendo que el techo estaba bien mantenido y que no goteaba debido al desgaste, para presentar a la compañía de seguros.
Negocios Nuevos
Sarah se reunió con CHA, la empresa de gestión de proyectos, junto con OverUnder. CHA quiere reunirse con los administradores y recomiendan pruebas de amianto.
La DGI tiene algunos buenos candidatos que los fideicomisarios han entrevistado para un recaudador de fondos, pero les gustaría tener un borrador de una oferta para ayudar a distinguir si el recaudador de fondos es un miembro del personal o un contratista. Los fideicomisarios debatieron la contratación de un abogado laboralista.
El alcalde Barret se incorpora a la reunión a las 10.15 horas.
Sarah discutió el presupuesto de los fideicomisarios para FY25. Pide que se aumente en unos 20.000 dólares para añadir materiales y programas impresos para adolescentes, materiales audiovisuales para jóvenes, audiolibros para adultos y el aumento de la tarifa de Overdrive.
Presentación de la Dra. Jessica Kallin, Directora Ejecutiva de Haverhill Promise
La Dra. Jessica Kallin y Diane Connolly, Presidenta del Comité Directivo de Haverhill Promise, se unieron a las 10:30 para discutir la posible colaboración entre Haverhill Promise y HPL. Jessica habló de las partes interesadas, estrategias, resultados, estadísticas y métricas para 2023, sus logros en su primer año como directora, objetivos para 2024, colaboraciones actuales de HP y HPL y posibles expansiones, beneficios de la colaboración, proyecciones financieras y visión general de la recaudación de fondos.
El fideicomisario Coletti preguntó cuál sería el papel de la HPL. Jessica declaró que las escuelas están limitadas en sus opciones de colaboración por lo que la biblioteca es necesaria para ayudar a aumentar la promoción de la alfabetización.
El administrador Sheehan expresó su preocupación por los conflictos de donaciones, la separación de entidades, la planificación de la sucesión y la responsabilidad de la biblioteca. Hubo un debate sobre las responsabilidades frente a los beneficios.
El fideicomisario Coletti pensó que podría haber mejores maneras de financiar el salario de Jessica además de tener que recaudar fondos para ello. Hubo una discusión con el Alcalde sobre la posibilidad de tomar Jessica como personal de la biblioteca financiado por la Ciudad, pero podría haber conflictos con la biblioteca y la recaudación de fondos de renovación. El Alcalde declaró que los detalles relativos a distinguir HP de HPL y el estatus fiscal sin ánimo de lucro tendrían que resolverse, pero podría ser posible.
Sarah afirmó que el hecho de que HP colaborara con la HPL sería una ventaja para la recaudación de fondos y que la absorción de HP podría aportar dinero para su misión en beneficio directo de la biblioteca. Hay casos de éxito de este tipo de asociación en los que fijarse.
Jessica y Diane abandonan la reunión a las 12.00 horas.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 12.25 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan