Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 15 de abril de 2021
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:30 a.m. el jueves 15 de abril de 2021 vía Zoom o en el auditorio. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasy-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Subdirector, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas del 18 de marzo de 2021. Después de leer el acta, se hizo una moción y se apoyó la aceptación del acta. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
Sarah presentó los estados financieros de marzo. Ella declaró que ambos fondos han aumentado y que no hay anomalías este mes. Además, los fondos del estado están dentro y estamos esperando que la ciudad los libere.
Se presenta una moción y se apoya la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- Una vez terminado el ascensor, el objetivo es reabrir primero los baños de los niños y del público, y luego abrir las noches a principios de junio.
- El personal sigue trabajando para ayudar a los clientes con el registro de vacunas
- Estamos estudiando la posibilidad de sustituir la valla de madera que rodea el aparcamiento
Negocios Viejos
- Edificio: Las reparaciones del ascensor están casi terminadas, luego habrá que esperar la inspección del estado. También, se necesitan reparaciones de HVAC y Paul está trabajando con Maroney/Cox.
Negocios Nuevos
- Actualización del presupuesto: Sarah asistió a una reunión sobre el presupuesto con el alcalde. Ella se alegró de que el alcalde estuviera de acuerdo en financiar la biblioteca para cumplir con el SAM y que no necesitaremos una exención para el próximo año. También discutieron la contratación de un archivista.
- Actualización del Plan Estratégico: Barbra Alevras, la consultora de planificación estratégica mantendrá reuniones con el personal y la junta. La junta votó para reservar tiempo después de la reunión de mayo para reunirse con ella.
- Grad Trust: Hubo una discusión sobre la mejor manera de manejar la transferencia de fondos del Grad Trust a la biblioteca y la mejor manera de invertir el dinero. Sólo los ingresos pueden ser utilizados para las compras, no el principio. El fideicomisario Rurak declaró que la familia Grad está abierta a hacer lo que los fideicomisarios consideren mejor. También solicitó que se escriba una carta de agradecimiento a la familia Grad y que se envíe un comunicado de prensa.
- Los fideicomisarios votaron cambiar la hora de las reuniones mensuales a las 9:00 a.m., cuando la biblioteca abre, para acomodar a cualquier persona que desee asistir a las reuniones. También acordaron añadir una sección de "Comentarios del público" al orden del día.
- El Club de Jardinería de Haverhill quiere ayudar a la ecologización de la comunidad incorporando un estante de "toma una planta, deja una planta" en los terrenos de la biblioteca. Se debatió sobre la mejor manera de hacerlo sin que se convierta en un desorden o una carga para el personal de la biblioteca.
- Sarah pidió a los fideicomisarios que aprobaran una actualización y algunos cambios menores en el código de vestimenta. Todos estuvieron a favor.
- Se debatió sobre cómo tratar las solicitudes de las organizaciones sin ánimo de lucro para utilizar las fotos de las Colecciones Especiales con fines lucrativos.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:30 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan