Biblioteca Pública de Haverhill
Consejo de Administración
Acta del 12 de diciembre de 2019
La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:35 a.m. del jueves 12 de diciembre de 2019 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Bresnahan, Klueber, Sheehan, Rurak y Veasey-Sirois. El fideicomisario Coletti estuvo ausente. También estuvo presente la Directora Sarah Moser.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 21 de noviembre de 2019. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aceptadas.
Informe del Tesorero
Los fideicomisarios examinaron los estados financieros de noviembre proporcionados por el Gerente de Negocios, Josh. Declaró que el rendimiento de la cartera disminuyó este año debido a la disminución de los ingresos por inversiones. Hizo más cambios en el formato de los estados financieros y hubo un debate entre los fideicomisarios sobre cómo seguir trabajando en un nuevo formato para mostrar todas las cifras de forma completa y precisa. El fideicomisario Sheehan hizo una moción para aceptar los estados financieros y el fideicomisario Klueber la apoyó. Los estados financieros fueron aprobados por unanimidad.
Informe del Director
Una copia del Informe del Director fue entregada a los Fideicomisarios. Sarah discutió los puntos más destacados, que incluían, la contratación de un nuevo Director Asistente, que comenzará el 6 de enero y que han comenzado a entrevistarse para el puesto de Jefe de Servicios Juveniles. El fideicomisario Rurak sugirió preguntar a los candidatos sus ideas sobre cómo adquirir más interés y participación de los adolescentes en las actividades de la biblioteca.
Negocios Viejos
La compañía de techos, Garland Inc. realizará pruebas de infrarrojos en el techo para evaluar el desgaste o daño que ayudará a tomar la decisión de reemplazar o reparar el techo. Sarah está en el proceso de contactar con los planificadores espaciales para ideas sobre la incorporación de una cafetería y/o asientos en el pabellón.
El fideicomisario Rurak dirigió un debate sobre el Grad Family Trust acerca de cómo trasladar la cartera del Grad Family Trust a los fideicomisarios de la biblioteca cuando alcance los 500.000 dólares. Los fideicomisarios revisaron y discutieron el contrato y cómo usar el dinero para la biblioteca.
El fideicomisario Rurak discutió el tema de los espacios de estacionamiento que cumplen con la ADA con la Ciudad y una idea fue agregar más espacios propiedad de la biblioteca cerca de la colina.
Negocios Nuevos
Sarah habló con Bill Cox sobre la posibilidad de que los fideicomisarios compraran el condominio de la ciudad. El fideicomisario Sheehan revisará la escritura y las restricciones.
Sarah asistió a una reunión del Jefe del Departamento de la Ciudad con el Alcalde para discutir lo que se necesita en el próximo año fiscal. Pidió que la ciudad pague la cantidad que se requiere para cumplir con el SAM. Todavía hay una brecha de 80.000 dólares, así que Sarah pidió tener un archivero a tiempo completo en Colecciones Especiales especialmente para que pueda estar abierto más horas.
Los planes de vacaciones para el personal de la biblioteca incluyen una noche de cine, un concurso de galletas, y tarjetas de regalo de los fideicomisarios.
Los fideicomisarios expresaron su gratitud hacia Sarah por su buen trabajo.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 9:50 horas.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan, Secretaria