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Abril 16, 2020

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Actas del 16 de abril de 2020

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 16 de abril de 2020 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron por teléfono el alcalde de Haverhill, el honorable James Fiorentini, la presidenta del consejo de Haverhill, Melinda Barrett, los fideicomisarios de Bresnahan, Coletti y Klueber. Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Adjunto, Jonathan Nichols.

Informe del Secretario

Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 19 de marzo de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción para aceptarlas. Las actas fueron aprobadas.

Informe del Tesorero

El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de marzo. Declaró que la cartera había bajado un 14% y lo comparó con una disminución en todo el mercado del 22%, por lo que la biblioteca está haciendo un buen trabajo con las decisiones de inversión. Señaló que el rendimiento aumentó y se siente alentado por el aspecto de la cartera. Declaró que los ingresos generados por la biblioteca bajaron debido a que no había clientes en la biblioteca, los gastos de software subieron debido a un pago inicial que se hizo en el nuevo sitio web, y que las reparaciones y el mantenimiento están en línea con el presupuesto, donde en el pasado reciente se ha terminado. Se presentó una moción y se apoyó para aceptar los estados financieros. Todos estuvieron a favor.

Informe del Director

La biblioteca lleva cerrada un mes, desde el 16 de marzo. El personal estuvo en el edificio durante una semana y luego, a partir del 24 de marzo, se trasladó a trabajar a distancia, excepto el personal esencial, que sigue trabajando en el edificio, limpiando, organizando y pintando entre otras tareas. El personal en casa está participando en seminarios web, ofreciendo programación virtual y publicando en los medios sociales.

El último día de Natalie fue el 20 de marzo, así que hay una vacante en circulación. Jonathan comenzó a entrevistarse para el puesto de referencia abierto, pero las entrevistas se han puesto en espera. Hay una congelación temporal de las contrataciones en la ciudad.

Las compañías de servicios han estado en el edificio, incluyendo ServePro que limpió y desinfectó los baños, Andover Electric y United Elevator haciendo reparaciones, y PionArch tomando medidas e inventario del edificio.

Parte del presupuesto se ha desplazado para pagar los recursos digitales, como los servicios de streaming, los audiolibros, los idiomas de Mango, Overdrive y Kanopy.

La Comic Con y el Día de Apreciación del Cliente han sido cancelados.

El fideicomisario Coletti preguntó si había algo que los fideicomisarios pudieran hacer para ayudar y apoyar al personal. Sarah dijo que ya han estado ordenando el almuerzo varias veces a la semana, apoyando a los restaurantes locales y tratando al personal del edificio. No se necesita mucho apoyo en este momento con tantos que trabajan desde casa.

El fideicomisario Bresnahan preguntó si los clientes están usando el Wi-Fi fuera del estacionamiento. Sarah dijo que algunos lo están haciendo y que está buscando aumentar la señal de Wi-Fi.

Negocios Viejos

Sarah declaró que no sabe cuál será la fecha de reapertura y que tendrá que mantenerse al tanto de las órdenes del Gobernador. Hasta ahora está fijado para el 4 de mayo.

Sarah obtuvo una cuenta en línea para monitorear de cerca la cuenta de TD Bank.

Sarah preparó un borrador del presupuesto del Fideicomisario del año fiscal 21. En este momento, las discusiones del presupuesto de la Ciudad están en espera para ver si la Ciudad obtendrá alivio del gobierno estatal o federal.

El alcalde Fiorentini declaró que nadie tiene idea de lo que va a pasar con los presupuestos ya que el estado tendrá un gran déficit, lo que indica que los presupuestos de los municipios locales pueden ser recortados. La ciudad también tiene un déficit de 4-6 millones de dólares. También declaró que debido a las incertidumbres, la Ciudad no podrá llevar un presupuesto al Consejo hasta junio.

Sarah declaró que el presupuesto de la biblioteca tendrá dinero sobrante que volverá a la ciudad. El presupuesto del fideicomiso está en línea con los años típicos y después de hablar con otros directores de bibliotecas, Sarah dijo que nos está yendo bien, mientras que otras bibliotecas han recortado la paga del personal y el presupuesto del próximo año.

Negocios Nuevos

El fideicomisario Coletti preguntó si la biblioteca necesita dinero para desinfectar la colección. Sarah dijo que el personal está poniendo en cuarentena la colección y los libros suelen estar bien después de 72 horas. Continuaremos poniendo en cuarentena las devoluciones incluso después de que abramos de nuevo.

ServePro dio un presupuesto de unos 40 mil dólares para desinfectar todo el edificio, pero también dijo que no hay garantía de que el virus no entre en el edificio después de la desinfección y que legalmente el edificio tendrá que ser desinfectado si un miembro del personal da positivo para COVID-19.

Sarah discutió un plan de reapertura para asegurarse de que cuando llegue el momento, todos estén preparados y seguros. El plan incluye mover dinero de la extensión para comprar libros para regalar en una caja para empezar. También incluye retirar mesas y sillas para disuadir a la gente de permanecer en el edificio, espaciar las computadoras, limitar la cantidad de personas en el edificio y asegurarse de que permanezcan separadas, hacer que el personal limpie las superficies con más frecuencia y asegurarse de que el personal se sienta cómodo diciendo a los clientes que no pueden tocar sus dispositivos. La programación será la última cosa que se traiga. La seguridad debe ser incrementada, los baños deben permanecer cerrados por un tiempo, y tener salidas del personal sería una buena idea también. Para comprar libros para regalar, necesitaríamos hasta 3000 dólares. El Alcalde indicó que le gusta la idea. El fideicomisario Sheehan hizo una moción para buscar fondos de varias fuentes hasta $3000 para la compra de materiales gratuitos. El fideicomisario Klueber apoyó la moción. Todos estaban a favor.

La biblioteca ha recibido el pago de la ayuda estatal de unos 80.000 dólares. MBLC probablemente extenderá el programa de exención para acomodar a las bibliotecas que aún necesitan una exención. Como sólo juzgan las bibliotecas hasta el 15 de marzo, estamos bien hasta ese punto de todos modos.

El alcalde Fiorentini declaró que es necesario que las personas tengan acceso a una computadora para solicitar el desempleo y para fines fiscales. Sarah dijo que no pueden abrir el edificio para permitir que la gente use las computadoras pero pensó en comprar laptops y hotspots para que la gente pueda revisarlos por un par de días. El alcalde pensó que era una buena idea. El fideicomisario Bresnahan sugirió que Comcast o Verizon podrían donar ordenadores portátiles. Sarah lo investigará. El fideicomisario Sheehan hizo una moción para gastar hasta 3000 dólares en la compra de portátiles y puntos de acceso. El fideicomisario Coletti apoyó la moción. Todos estaban a favor.

El fideicomisario Sheehan elogió la enorme cantidad de ideas que Sarah ha puesto en la gestión de la biblioteca a través de esta crisis y en la elaboración de un plan de reapertura con antelación. Declaró que ella ha hecho un trabajo excepcional. El alcalde Fiorentini estuvo de acuerdo y dijo que Sarah está haciendo un gran trabajo. Todos los fideicomisarios también estuvieron de acuerdo.

No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.

 Presentado respetuosamente,
Kathleen Bresnahan, Secretaria